Автоматизация бизнеса
Корпоративная библиотека
Обеспечение многопользовательского доступа к информации Задача: Сотрудники компании работают в различных городах — в иногородних представительствах, в командировках, внештатные сотрудники в отдаленных регионах. Постоянно возникает задача передавать сотрудникам для работы различного рода документацию: отчеты, аналитические материалы, презентационные материалы компании и т.п. Ранее огромные письма с документами рассылались по электронной почте каждому сотруднику, что требовало от исполнителя больших затрат времени и хорошую память, чтобы не забыть ни одного получателя. Была поставлена задача этот процесс автоматизировать. Решение: Создан веб-модуль «Корпоративная библиотека», куда выкладывается вся необходимая документация, а сотрудники ее скачивают самостоятельно. Пользовательская часть Каждый сотрудник компании имеет свой логин и пароль. Для доступа к материалам компании нужно авторизоваться. Главная страница - нужно ввести логин и пароль В левой части Библиотека содержит тематический рубрикатор. В основной части сотрудник видит новые добавленные материалы. Рабочая страница Библиотеки Выбрав интересующий тематический блок, сотрудник получает доступ к материалам этого раздела. Каждая ссылка для скачивания сопровождается комментарием о содержании материала и данными о размере файла. Материалы для скачивания. Функциональность администратора Администратор Библиотеки располагает всеми необходимыми инструментами для облегчения своей работы.
Для начала администратор построит необходимую тематическую структуру — рубрики. Построение рубрикатора Библиотеки Далее нужно внести в систему данные сотрудников, которые должны получить доступ к информации. Вносим сотрудников всписок получателей информации Добавляем материалы в Библиотеку сразу в нужные разделы, которые создали предварительно. Добавление файлов Делаем автоматическую e-mail-рассылку всем сотрудникам о том, что в Библиотеке появились новые материалы. При этом, система сама следит за тем, какие материалы добавились с момента последней рассылки и могут считаться новыми, то есть, администратору даже заполнять самостоятельно ничего не нужно. Остается только одну кнопку нажать и все сотрудники получат уведомление о поступлении новой документации. Автоматическое уведомление о пополнении Библиотеки
|
