Автоматизация бизнеса
Автоматизация отдела продаж
Оптимизация бюрократических циклов = экономия времени и денег Задача: Каждый день в компании в качестве потенциальных клиентов регистрируется около 60 человек. Для их обслуживания в компании трудится десяток менеджеров по продажам. Клиенты между ними распределяются автоматически в соответствии с рейтингом менеджера — более успешный менеджер получает больше клиентов. Менеджеры ведут переписку, выставляют счета, заключают договора и передают клиента в следующий цикл старшим менеджерам. Нужно полностью автоматизировать стандартные процессы в работе менеджеров и дать руководству компании возможность тотального контроля за действиями менеджеров. В коммуникацию клиент-менеджер также должны быть встроены функции бухгалтера для регулирования вопросов оплаты и инспектора по качеству. Инспектор по кадрам Каждому менеджеру компании нужно дать определенные права на использование системы. Этим занимается инспектор отдела кадров. Функционал инспектора по кадрам 1 — Распределение ролей менеджеров. Каждая роль обладает определенным функциональным набором.
2 — Рейтинг менеджеров. Менеджеры с высоким рейтингом получают больше клиентов.
3 — Распределение регионов обслуживания среди старших менеджеров. Распределение прав на выполнение действий Инспектор по кадрам распределяет права на выполнение определенных действий в системе.
Например, здесь вы можете видеть, что право редактировать внутренний курс валюты дано исполнительному директору (ИД) и логисту. Права работать с клиентами имеют ИД, менеджер по обороту (МПО), специалисты по расширению и их начальник отдела (СПР и НОСПР), а вот логист и копирайтер не будут иметь доступа к функционалу работы с клиентами. Функции менеджеров Рассмотрим подробнее, что могут делать менеджеры. Следует сразу сказать, что этот интерфейс является рабочим инструментом менеджера в течение всего дня; менеджеру не нужно принудительно открывать Систему, чтобы сделать запись — он работает с ней целый день. Инструментарий менеджера Здесь показан список клиентов в виде, как он отображается исполнительному директору (он видит всех клиентов каждого менеджера). Менеджеры, в свою очередь, видят только своих клиентов. Исполнительный директор или другой полномочный сотрудник имеет возможность переключить клиента с одного менеджера на другого.
1 — Поиск по базе клиентов. Выбираем параметр по которому нужно искать и вводим слово или часть слова.
2 — Если появляется новый заказ от клиента, или запрос на выставление счета, менеджер сразу видит с каким клиентом нужно работать.
3 — Можно посмотреть историю переписки по клиенту (иконка листик), сделать определенное действие (выставить счет, создать напоминание, комментарий), посмотреть напоминания в отношении этого клиента.
4 — Кликнув на имя клиента откроется окно со всеми данными о клиенте.
5 — Исполнительный директор видит какой менеджер ведет клиента и при необходимости может передать клиента другому менеджеру.
6 — Список всех заказов, сделанных клиентом.
7 — Список всех счетов и финансовых документов, выставленных клиенту. | | |  | | | |
Список заказов клиента В списке заказов клиента менеджеру доступны функции:
1 — Данные о заказе. В данном случае менеджер видит какой конкретно автомобиль желает купить клиент, номер его лота на аукционе и когда будут проходить торги.
2 — Можно выставить счет, если клиент указал реальную ставку на аукцион, либо удалить заказ, если он заведомо невыполним.
3 — Когда заказ выполнен, менеджер нажимает кнопку «Создать груз», чтобы передать дальнейшую работу логисту.
4 — По просьбе клиента можно вручную внести автомобиль в заказ. Либо, если заказ был ошибочно удален, его можно восстановить. Менеджер выставляет счет клиенту Когда клиенту нужно выставить счет менеджер не идет к бухгалтеру, а просто указывает нужную сумму в специальной форме. Счет сформируется автоматически в соответствии с правилами компании а реквизиты плательщика (клиента) будут взяты из профайла, который он заполнил при регистрации на сайте компании. Клиенту будет отправлено уведомление со ссылкой для скачивания файла.
В личном кабинете клиента хранится вся история выставленных ему счетов (инвойсов). Система напоминаний Менеджер может установить напоминания, когда нужно сделать определенное действие в отношении клиента. В нужный момент напоминание появится в интерфейсе менеджера. Функции бухгалтера Ни одна сделка не будет завершена, пока бухгалтер не убедится, что счет, выставленный менеджером, оплачен.
В интерфейс бухгалтера выводится список всех счетов, которые были выставлены менеджерами, бухгалтер убеждается, что оплата прошла и дает разрешение продолжить работу с клиентом. Список счетов, ожидающих оплаты Бухгалтер принимает оплату Функции инспектора по качеству Инспектор по качеству обслуживания всегда может посмотреть как работают менеджеры, какие напоминания они выставляют, какие комментарии делают. Подсматриваем за менеджерами :) Функции логиста Логист компании составляет все необходимые справочники, которые используются для расчетов. Часть данных используется в калькуляторе расчета стоимости товара с доставкой (калькулятор работает на клиентской стороне сайта), другие данные необходимы для работы самого логиста. Справочник фрахта контейнера Все отправленные автомобили контролируются логистом через таблицу доставки. Логист отмечает местонахождение каждого контейнера, а клиент в своем личном кабинете видит, где находится его груз. Таблица со списком грузов, находящихся в пути Резюме Мы показали далеко не все возможности этой системы. Хочется подчеркнуть, что мы не предлагаем эту систему как готовое решение. Эта система была создана только для одной компании в соответствии с ее бизнес-процессом и охватила циклы конкретно этой компании. Всё показанное здесь, размещено исключительно с целью демонстрации нашего опыта и возможностей, понимания нами внутренней сути бизнес-процессов компании. Итак, если в вашей компании есть бизнес-процесс, который можно автоматизировать — мы это сделаем. Описание клиентской стороны (веб-сайта) можно посмотреть здесь.
|
